電子化を検討するなら“今”がチャンスです！
多くの企業が6月決算を迎えるこの時期。
現在、来期予算の策定中というご担当者も多いのではないでしょうか？
このタイミングで「業務の電子化」を予算に組み込むことで、コスト削減・業務効率化・災害対策を同時に進めることができます。
今回はその理由と具体的な効果、実際の導入事例までご紹介します。
読み終わる頃には、「自社で取り組むべき電子化」が明確になっているはずです！
目次
- 今こそ「電子化」を予算に組み込むべき理由
- 電子化がもたらす具体的な効果
- 「何を電子化すればいい？」のヒント
- 導入事例① 埼玉県 製造業A社様
- 導入事例② 東京都 建設業B社様
- 当社のスキャンサービスについて
1.今こそ「電子化」を予算に組み込むべき理由
多くの企業で6月決算を迎える今こそ、電子化を予算に反映させる絶好のタイミング。「予算に余裕がある今」だからこそ取り組む意義があります。
この時期に進める3つの理由
- 年度内の成果を評価しやすい
- コスト削減インパクトが見えやすい
- 業務見直しと同時に着手しやすい
2.電子化がもたらす具体的な効果
紙資料をデジタル化することで得られるメリットは、「保管スペースが減る」といった物理的な変化はもちろん、業務の効率化から働き方改革、リスクマネジメントに至るまで、企業活動のあらゆる側面に波及効果が期待できます。
以下に、電子化によって、業務や管理面に変化が期待できる効果を具体的にご紹介します。
- 保管コストの削減（倉庫費・スペースの圧縮）
- 書類検索の効率化（探す手間を大幅カット）
- BCP対策（災害時でもリモートで閲覧可能）
- リモートワーク対応の強化
- コンプライアンス強化（改ざん防止・ログ管理）
3.「何を電子化すればいい？」のヒント
予算に組み込みやすい対象としては、以下のような書類があります。
- 契約書・稟議書・社内報告書のスキャン保存
- 経理・総務系書類（領収書・請求書など）の電子化
- 古い図面・設計書・地図などの大判資料のデジタル保存
- 過去の紙資料の一括スキャンによる倉庫整理・棚卸し
こうした領域は一定の作業量が必要ですが、「やった分だけ効果が見える」対象です。
「これ、電子化できる？」というご相談も歓迎です。
4.導入事例① 埼玉県 製造業A社様
紙の稟議書5年分を電子化し、業務効率が大幅アップ
課題
大量の紙の稟議書や報告書を紙で保管していたため、保管スペースや書類検索に時間とコストがかかっていました。
導入内容
過去5年分・約8,000枚の稟議書をスキャンし、検索しやすいフォルダ構成で納品。
効果
- 書類検索時間が15分 → 1分以内に
- 年1回の監査対応がスムーズに
- 保管スペースを2棚分削減
担当者コメント
「社内でも“紙を探す時間がなくなった”と評判です。 決算後の整理と合わせてやってよかったです。」
5.導入事例② 東京都 建設業B社様
大判図面の劣化と倉庫費用の悩みを一気に解消
課題
創業40年以上の大判図面や写真が倉庫を圧迫し、紙の劣化も深刻に。
導入内容
図面約4,800枚・写真アルバム50冊をスキャンし、案件単位でフォルダ分け。
スキャン後は溶解処理による廃棄も実施。
効果
- 倉庫の解約で年間120万円削減
- 劣化リスクがなくなり、デジタル活用が容易に
- 古い資料が再開発案件に即活用可能に
担当者コメント
「保管から“活用”へと意識が変わりました。全社的に紙の見直しが加速しました。」
6.当社のスキャンサービスについて
当社では、企業の紙文書を対象にしたスキャニングサービスを提供しています。
契約書・帳票類から大判図面・地図まで幅広く対応可能です。
- 最適なスキャン設計（種類・サイズ・用途に応じて）
- セキュリティ万全の体制（機密保持・社外持ち出し不要）
- 原本保管・溶解処理もワンストップで対応可能
お問い合わせはこちらから（無料相談・お見積もり）
「対象書類がスキャンに適しているかわからない」
「どれくらい費用がかかるの？」
といったご相談も大歓迎です！
大判製本図面スキャン
https://scan.k-kawamata.co.jp/book/inquiry/
書類の電子化 Ｋ－ＢＯＸ
https://k-box.kpros.net/contact/inquiry.html
※ご希望の方には、無料の資料送付やオンライン相談も承っております。
